展廳設計是一個(gè)專(zhuān)業(yè)性比較強的項目，有很多保障工作需要做到位，才能把展廳設計的效果烘托出來(lái)，到底一個(gè)好的展廳設計需要有哪些保障工作要做呢?

　　報展程序

　　選擇某個(gè)展覽后，與主辦單位取得聯(lián)系，對方會(huì )傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會(huì )介紹、表格、展位圖、手冊等資料。填好參展表格、返回給大會(huì )主辦者、并得以確認

　　費用預算

　　費用包括參展費以及人員的相應開(kāi)銷(xiāo)，以及各種宣傳資料和禮品等費用。當然展位費也會(huì )有差別，例如展位大小，位置，都是體現在費用上的。參展企業(yè)需要根據自己預算進(jìn)行核算和確認。

　　物品保管

　　小件展品和貴重物品等應自己妥善保管。貯藏室可以放置公司禮品、文件、和工作人員的衣服、隨身物品等。標準展位的參展工作人員則應隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢(qián)財等。

　　包裝箱的存放

　　主辦者和展覽館管理者、展覽運輸服務(wù)公司會(huì )收走包裝紙箱、包裝木箱和材料，或者指定統一存放的倉庫，這是為展位整潔的需要，同時(shí)也是防火安全的要求。通常，展覽結束撤館時(shí)，包裝材料會(huì )退還或自行領(lǐng)走。

　　展品的運輸

　　大會(huì )主辦者會(huì )在’參展細則’里提供展品運輸的提貨負責人的姓名和收貨地址，您可以按此，將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理，運輸代理提供門(mén)到展位到門(mén)的服務(wù)。

　　展廳設計布展和撤展

　　大會(huì )組織者通常會(huì )給布展留出足夠的時(shí)間，大會(huì )展覽會(huì )的布展時(shí)間為3天以上，并且可以在正常工作時(shí)間之外加班施工。在大會(huì )最后一天，觀(guān)眾清場(chǎng)以后即可以開(kāi)始撤展。

　　清潔服務(wù)

　　大會(huì )免費提供參觀(guān)者通道和其他公共場(chǎng)地的清潔衛生，但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。

　　工作證

　　參展人員報到時(shí)，大會(huì )主辦者會(huì )提供參展工作證，一般一個(gè)標準展位提供2-3個(gè)工作證。工作證也是通行證，在整個(gè)布展、展覽和撤展期間有效。

　　入場(chǎng)券

　　大會(huì )主辦者視展位面積的多少分配給每個(gè)參展單位一定數量的展覽入場(chǎng)券甚至開(kāi)幕式請柬，這給您提供了聯(lián)系客戶(hù)和關(guān)系單位的機會(huì )，您可以列出名單，將入場(chǎng)券和名片一起寄給這些嘉賓，邀請他們前來(lái)參觀(guān)和見(jiàn)面。

　　場(chǎng)地廣告

　　除會(huì )刊宣傳外，大會(huì )主辦者和展覽館還提供室內室外的場(chǎng)地廣告，包括條幅、橫幅、旗幟、氣球等。對展覽館場(chǎng)地熟悉、有經(jīng)驗的參展單位的展覽策劃者會(huì )早占領(lǐng)有利的位置。

　　舉辦活動(dòng)及租用會(huì )議設備

　　為了吸引觀(guān)眾，參展商可以在展位內舉辦小型活動(dòng)，如小型產(chǎn)品講座，技術(shù)講座，有獎活動(dòng)，發(fā)送小紀念品，甚至新穎的文藝演出。這些活動(dòng)所需要的設備，包括上述會(huì )議、技術(shù)講座所需要的設備，如聲像設備的大屏幕電視、電視墻、音響、舞臺燈光、電視等。

　　參展人員的選用

　　選用了合適的參展人員，便能得到更佳的參展效果、更好的銷(xiāo)售業(yè)績(jì)。參展人員應具備以下基本條件：對公司的產(chǎn)品和技術(shù)有較深入的專(zhuān)業(yè)知識;自信、適應能力強;性格外向，易于與各種人交談;有參展經(jīng)驗;身體健康，樂(lè )于出差。

　　著(zhù)裝

　　展覽會(huì )期間應穿著(zhù)正式服裝。在展位里您是公司的發(fā)言人，代表的是公司的形象，也是對參觀(guān)者的尊重。

　　關(guān)于展廳設計資料的準備

　　參加展覽會(huì )之前您要準備足夠的宣傳資料，包括名片、產(chǎn)品介紹、公司介紹、產(chǎn)品價(jià)格清單，其使用量往往會(huì )超過(guò)您的預料，所以要做好充分的準備工作。

　　會(huì )后的聯(lián)系

　　展會(huì )期間，參觀(guān)者只是對您有了粗淺的認識，的生意往往會(huì )來(lái)自于會(huì )后。展覽會(huì )雖結束，生意則剛剛開(kāi)始。所以切記兩點(diǎn)：一、展會(huì )期間的用戶(hù)訪(fǎng)談?dòng)涗?二、會(huì )后資料的整理：用戶(hù)跟蹤聯(lián)系。